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企业采购岗亭分工及职责

  企业采购岗位分工及职责_工作总结/汇报_总结/汇报_实用文档。企业采购岗位分工及职责

  采购中心各岗位职责 一、采购内勤岗位职责: 1. 负责所有供应商信息资料、价格信息的收集、整理、归档与更新工作; 2. 建立并管理与供应商的应付账款往来账; 3. 负责每年的供应商评定情况的更新、汇总与归档工作; 4. 负责各种采购文件、采购标准的登记、保管、存档及发放工作; 5. 负责采购合同签订的手续办理及合同的存档工作; 6. 负责协助办理购进物资的报检和入库手续, 当天发生的物料, 入库手续必须在第二天早晨 9 点前上报 总经理,经签批后交财务中心入账; 7. 负责接收各类物料需求计划,进行分类汇总整理记录,并按照相应采购责任人的要求,整理出合理的 采购计划【各环节因为料费而产生的采购计划减损,采购内勤应自动在采购计划整理中添补,以保证 计划的准确】 ; 8. 负责根据各采购负责人提报的采购日报表跟踪各类采购计划的执行情况,每天早上向采购总监汇报; 采购总监督导采购责任人按期完成; 9. 完成直接上级领导交办的其他工作。 二、外协专员岗位职责: 1. 负责建立外协台账,向采购内勤及时上报外协采购日报表; 2. 负责与首次合作的外协户,签订委托加工合同; 3. 负责将生产下发的外协计划,合理分发给相应外协户,杜绝因废品而影响生产进度; 4. 5. 负责跟踪外协加工进度,及时督促检查,确保外协计划的按期完成; 6. 负责组织对外协供应商的相关人员进行对外协加工重点物料的技术培训、 现场技术指导和组织首次加 工评审工作; 7. 负责保持与外协户的日常沟通和联络,协调解决外协加工过程中的价格、品质、工艺、交期等问题; 8. 负责随机收集并及时更新所采购各类外协产品的市场供求信息、供应商信息、价格信息; 9. 负责建立严格的外协采购比价体系,在供应质量、价格、交期、服务指标上进行系统评定,保证外协 采购的物美价廉、及时周到; 10. 负责协助办理外协产品的出入库手续; 11. 负责及时、准确传递外协加工所需技术文件、专用工装、仪器等; 12. 完成直接上级领导交办的其他工作。 三、采购核价员岗位职责: 1. 负责根据保管员填写入库日期、供应商名称、品名、图号、规格及数量的入库单,在当日内核价,并 在入库单上填写单价及金额; 2. 负责将填写单价及金额完毕的入库单,在当日内转交采购内勤; 3. 负责向财务、销售等部门随时提供各类物料的最新价格信息; 4. 负责定期不定期复验采购计划、外协计划、实际入库数量、品种、品质及市场价格的比对工作。 四、采购专员岗位职责: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 负责建立采购台账,向采购内勤及时上报各类物料的采购日报表; 负责按照公司的采购管理制度,按照采购原则进行采购作业; 负责根据采购计划及生产进度,做好采购的进度控制工作; 负责协助所采购物资的入厂、报检、入库、结算等相关配合工作; 负责协助办理采购入厂不合格品的退货事宜; 负责即时处理生产加工及组装过程中物料需求平衡的事项和突发问题; 负责随机收集并及时更新所采购各类物资的市场供求信息、供应商信息、价格信息; 负责建立严格的采购比价体系,建立所负责采购物资的三家以上同等供应资质的供应商详细资料信 息库,在供应质量、价格、交期、服务指标上进行系统评定,保证采购的物美价廉、及时周到; 9. 完成直接上级交办的其他工作。 五、采购总监岗位职责: 1. 负责制定公司的采购管理制度和严格顺畅的采购管理程序; 2. 负责拟订公司的采购合同和委托加工合同,签订合理安全有利的付款条款; 3. 根据公司实际资金状况,负责编制公司的采购预算及采购环节的资金需求预算; 4. 负责根据公司的生产计划、库存情况和各类物料需求计划,制定采购计划,并根据内勤所报采购日 报状况跟踪、检查、督促物料采购的到货进度; 5. 负责根据供应商的往来情况、采购合同和采购计划,拟订采购物资及外协产品的付款计划; 6. 负责组织供应商及外协户前期资质的调研、实地供应商资信考察和准入资格的评定工作; 7. 负责组织重大采购合同的评审工作; 8. 负责组织协调办理采购物资及外协产品入厂后的报检、入库及核价工作; 9. 负责确保公司 ERP 软件采购模块的正常运行工作; 10. 负责同其他协作部门的无缝衔接和紧密配合,确保公司整体生产经营计划的顺利完成; 11. 完成直接上级交办的其他工作。 六、采购计划的管理流程 1. 流程图: 泥浆泵部 钻机部 N 综合物料 需求计划 采购中心 采购计划 采购专员 1 采购专员 2 外协专员 3 货比三家 询价 采购评审 判定 合同谈判 物管 日记 台账 付款条款 采购日报表 结算 入库 入库单 数量 签订 付款条款 付款 N 报检 检验 到货顺序 到货 2. 说明: 1)采购中心接收经总经理签批确认的泥浆泵部、钻机部提交的综合物料需求计划(综合物料需求计 划同时提报相应物管) ,迅速制定符合生产或销售交期、技术条件等要求的和可行的采购计划,报总经理 签批确认执行; 2)采购总监根据采购专员的责任分工,把采购计划快速分解给相应的采购专员实施采购活动; 3)各采购专员根据长期供货商的资质信息(公司长期供货商的资质评定根据《供货商评定管理流程》 确定) ,在“同等质量,价格最低” “物美价廉”的采购原则下进行至少三家以上的价格质询【分为四类物 料的采购:1、零星采购,小批量零星采购,现金市场购买,做到对当地周边此类市场的掌握;2、大宗物 资批量采购,选择三家以上优质供应商,签订常年供货合同,固定价格和占款金额,随叫随送,定期定额 结算;3、外购(成套或配套)设备采购,批量大的同大宗物资采购,批量小的签订当次购销合同,货比 三家,进行询价、评审、合同签订,保持常年合作关系,随时掌握行情信息;4、外协件加工,根据自身 的加工条件:①量上超出自身加工能力的(自己干不完) ,②成本上比外协加工还高的(自己干的贵) ,③ 质量上技术上设备上自身无法满足的(自己干不成) ,除此之外的都应该自己完成,不用外协,选择三家 (就近或当地)以上满足此类外协件加工条件的加工企业,签订常年加工合同,固定价格和占款金额,随 叫随送,定期定额结算。 】 、采购评审判定确认实际供货商、进行价格谈判、签订合同; 4)根据采购合同签订的付款条款,支付预付款(常年供货合同,按占款条款定期定额结算) ;根据生 产所需的顺序和采购到货时间,按秩序到货; 5)到货后,在当日内,相应的采购专员填写报检单,报质量中心检验,不合格的做退回处理,合格 的实物入库,物管核实数量,同各部所报综合物料需求计划相符(超计划的做退回处理,亏计划的要求采 购确定时间弥补) ,开具入库单,核价员填写齐全单价、金额等内容; 6)财务根据常年供货合同的结算条款,定期定额同供货商结算; 7)采购内勤及时填制采购日记台账和日报表,准确记录每日的采购工作状况和跟踪采购进度状况, 向采购总监、总经理及需要的部门及时提报采购日报表。 七、供货商评定管理流程 1. 流程图: API 等资质 A 类 采购中心 制定采购物资 技术标准 收集各类 供货商信息 B类 C类 实地考察 就近采购 生产设备 质量管控 价格 交期 服务质量 编制采购物资 分类明细 N 供方年度 评定表 供方随检 发后随检 履约检查 资质复检 定期复评 合格供方 N 样品测试 全面评价 2. 说明: 1) 钻机部、 泥浆泵部工艺技术科分别编制相应的 《采购物资分类明细表》 , 根据此表制定相应的 《各 类采购物资技术标准》 ; 2)采购中心根据以上两表,收集各类符合技术标准要求的供货商详细全面的信息,每个种类产品 选择三家以上的符合要求的供货商; 3)采购中心根据收集的各类供货商详细全面的信息,安排实地考察计划【根据物料的质量和安全 等的重要性质分为:A 类,B 类,C 类(见《采购控制程序》分类) 。C 类无需实地考察,就近采购,物 料经测试合格即可选定】 ,全面考察其 API 等资质的真伪和实际履行状况、生产设备的硬件设施状况、 质量管控体系等的执行状况及结果、价格和交期的优势、综合服务质量的顾客满意率等信息,综合全部 信息进行全面的评价,选择其中具有同等质量优势,其他条件可以互补的至少三家供货商,进行样品的 全面检测,合格者进行小批量试用,试用合格列入《合格供货商名录》 ,常年合作; 4) 《合格供货商名录》中的常年供货商需要进行一年一次的全面复评,①到供方企业进行随机抽检 ②对供方所发产品进行随机检验③对供货合同的履行及符合约定状况进行检查④对资质及质量管控体 系的实际执行状况进行检查,编制《供方年度评定表》 ,不合格者整改,整改无效者淘汰,合格及整改 合格者续签常年供货合同,重新列入《合格供货商名录》 。

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